Jak działa e-tender?

W pierwszej części, zwanej również rundą wstępną, dostawca otrzymuje pocztą elektroniczną zaproszenie, zawierające wszystkie szczegóły i informacje, które dostawca musi znać, aby podjąć decyzję o złożeniu oferty. Oprócz określenia żądanej ilości, zawiera również specyfikację pozostałych warunków dostawy oraz wzór umowy.

W przypadku zapytań jednorundowych, benchmarkowych, e-tender kończy się złożeniem oferty. Z technicznego punktu widzenia w postępowaniach wielorundowych ten etap może być również postrzegany jako „runda dostawcy”, która służy dostawcy do wyrażenia zainteresowania przedmiotem postępowania i zapoznania się z elektronicznym narzędziem.

Kolejny etap nazywany jest rundą kontrolną, kwalifikacyjną lub nabywczą. System uniemożliwia dostawcy wykonanie jakiejkolwiek czynności, kupiec/administrator może w łatwy sposób sprawdzić oferty dostawców z przedłożonymi dokumentami, potwierdzającymi spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i tym samym "zakwalifikować" je do ostatniego etapu e-postępowania.

Ostatnim etapem jest runda aukcyjna lub konkursowa. Oferta dostawcy jest konfrontowana z najlepszymi wartościami innych, równie wykwalifikowanych dostawców. Mogą odpowiedzieć na konkurencyjne oferty, poprawiając własną ofertę. W ostatnich minutach rundy aukcyjnej, jeśli oferty ulegną zmianie, runda zostaje przedłużona, aby dać innym uczestnikom eAukcji możliwość reakcji. Aukcja kończy się, gdy upłynie czas i gdy nie będzie już żadnej reakcji po stronie uczestników.